Cómo incrementar la productividad entre áreas de negocio en 5 pasos

1. Incorporar herramientas colaborativas

En un mundo globalizado, donde el teletrabajo es un eje transversal en todas las actividades laborales, la implementación de herramientas colaborativas no es una opción. La duda, en todo caso, sería sobre qué herramienta elegir como adecuada. Hay muchas en el mercado, de toda complejidad y precio. Si usted tiene alguna forma de trabajo que le ha dado resultado, puede buscar alguna que lo haga sentir cómodo y le agregue prestaciones. Tiene que tener en cuenta tamaño de la empresa, cantidad de accesos necesarios y, por supuesto, costos. Hay herramientas poderosas que tienen versiones gratuitas para PYMEs o suscripciones muy económicas. Pero definitivamente, disponer de una herramienta colaborativa no es una opción, ¡es obligación!

2. Generar una estrategia de comunicación interna eficiente y de confianza, entre colaboradores y entre áreas.

Ahora los colaboradores pasan tiempo en teletrabajo y, en realidad, muchas veces no sabemos dónde están y otras sabemos que están del otro lado del planeta. Pero al final no importa dónde estén, basta que los objetivos empresariales se cumplan. Y una condición es que la comunicación sea sistemática, fluida, asertiva, ordenada y respetuosa. Usted sabe que la cercanía no es garantía de buena comunicación y, si no lo cree, vea los porcentajes de divorcios de los dos últimos años. Pues la comunicación no solo es informativa, sino que tiene muchas funciones, a cuál más importante, como la contención, la generación de confianza, la vinculación afectiva y la sinergia, que define al equipo como tal. Por eso, establecer una estrategia de comunicación adecuada, es necesario, vinculante con el negocio, ¡e indispensable para que la “máquina” funcione!

3. Definir un flujograma claro

Si las áreas son unas cuantas… o si solo son tres, no importa, debe estar muy claro cómo debe fluir la información, entre quiénes, desde quiénes, para quiénes y para qué. Por eso, un flujograma bien trazado y a la vista de los colaboradores, proveedores, clientes externos, otras partes interesadas, no solo da percepción de transparencia, sino que allana el camino para solicitudes, esclarecimiento de responsabilidades y la gestión de quejas, por supuesto. Si lo escribe bonito mejor, si lo representa gráficamente con toda la estructura de la organización, sublime. Saber quién es el “papá de los tomates” en la toma de decisión de cualquier proceso es tranquilizador, o sea que para la empresa ¡es absolutamente necesario!

4. Compartir expectativas de metas de mediano y largo plazo con todos los colaboradores

Claro que la fijación de metas son responsabilidades gerenciales. En empresas muy maduras, más cercanas al cooperativismo que a la empresa privada tradicional, hay encerronas donde participan hasta los mensajeros. Pero no nos equivoquemos: la responsabilidad de fijar metas es gerencial, siempre. O sea que si la cosa no funciona no vale echarle la culpa al guarda, definitivamente. Porque fijar metas y responsabilidades de largo plazo es un compromiso de la dirección de cualquier empresa, ¡y asumir las consecuencias de éxitos y fracasos también!

5. Favorecer experiencias memorables entre clientes internos y externos

Y sí: es lo que todos queremos. Que los clientes quieran volver y que los colaboradores no se quieran ir. Un reto complejo, arduo y de crecimiento continuo. Y vamos a decirlo de una vez: no es fácil la vida si uno trata de quedarle bien a todo el mundo… Pero favorecer experiencias memorables no se trata de ningún tipo de servilismo, sino de una estrategia en que las personas que gestionan el negocio se preocupen por que las personas que están recibiendo esos productos y servicios se sientan identificadas, en su satisfacción o en sus quejas. Y en cuanto a los colaboradores, los programas de retención, la comunicación efectiva y afectiva, las responsabilidades reconocidas y los incentivos adecuados, pueden hacer la gran diferencia, que no necesariamente se mide en dinero. Por eso, proveer experiencias memorables para clientes internos y externos, ¡es mandatorio!

Y sí, vea a ver cómo se las arregla, pero hay que cumplir con todo para que el asunto funcione, ni modo. Sé que no es fácil, porque estoy en las mismas, pero habrá que ponerle creatividad y empeño, pues ni buenos colaboradores ni cantidad de clientes le sobran a ninguna PYME. A ponerle y andando, que el 2022 recién empieza y hay que conquistarlo.

Silvia Álvarez

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